采购与预算综合解决方案


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现状和问题

大型企业采购需求量大,类型多,几千上万种物料,无法精确审批和安排采购。
采购审核过程复杂,需根据各种不同的条件判断,传递至相应领导审批,人工易出错。
无法与预算挂钩,采购是企业支出的重点,采购监管不力容易导致预算失控,也很难追踪其来源。
人工管理时,物料编写随意、库存查询不准确、物料出现重复采购、漏采购情况。

方案介绍

量身配置采购全过程



采购需求申请和审批

发起采购需求时,所有物料信息从Colloa平台物料管理中自动带入,也可从ERP中抓出,避免出现物料及需求随意填写。
审批流程则根据物料类型、金额以及申请方式(事后采购、指定供应商采购、紧急采购)等多种条件,自动判断并经过不同的审批步骤流转。


不同物料分配和询价

物料申请完成后,采购经理根据不同的物料类型,按照各采购员的采购范围,将物料分配给相关的采购员。
系统自动将分配结果,集中汇总至每个采购员的“我的物料汇总”模块中,并按照物料需求时间的先后顺序排列。
采购员可将多部门的同一物料合并,一键生成Excel询价表,线下传递给各供应商询价。同样的物料需求,可生成多次发给不同的供应商。



采购异常处理和协调

实际询价时,会出现各种特殊情况,如:规格型号已停产、需求日期内无法到货等,此时可调用系统的协调机制。
需协调的物料信息自动带入采购协调单中,采购员可进行情况的说明,该协调流程将自动流转至申请人。
申请部门决定是否继续或其他办法,所有协调全过程记录实时可追踪,双方意见达成一致后,可取消相关物料,或修改并重新申请该物料。


询价结果汇总和比价

采购员线下综合比价并筛选后,填写最优的2-3家供应商报价,进行询价汇总流程的审批。
审批流程可根据企业情况定制,由多人评审或采购经理、总经理等专人根据实际情况,酌情选择供应商进行采购。
系统支持同种物料拆分给两家或多家供应商承接。不仅能保证需求和质量,万一出现一家供货不及时,另一家所供物料可先应急生产。
当询价汇总单提交后,系统更新采购员界面中“我的物料”中待询价中的物料,已询价的自动去掉,避免重复询价。


预算检测与订单生成

新增采购订单时,下拉选择供应商,系统自动将该供应商所有询价结果中,已被选中为供应商的物料明细筛选带出。
系统自动进行预算检测,如在预算范围内可进行审批流转,如预算超出,则需通知申请部门追加预算后方可继续采购。
采购订单完成后,系统将对该费用产生的部门预算进行扣减,实现采购与相关需求部门的预算挂钩。



应用价值

物料信息从Colloa系统或ERP系统实时获取,系统自动带出相关的规格型号等信息,减少采购员由于申请物料不明确出现的错买情况。
多对多复杂需求的梳理,将多个部门申请物料汇总,并将同一物料汇总询价和购买,减少采购工作量,节省采购成本。
采购订单流转时进行预算的检测,做到严格控制各个部门的预算,并做到所有预算可追溯,有助于企业费用的精确支出和管控。
采购的全过程追踪,采购订单可追溯到对应的询价汇总单,采购申请单,需求人员可随时了解到采购过程的具体环节。
所有申请明细,采购明细都可产生报表,有助于企业进行财务分析、为企业提供更合理的数据分析。

典型客户


南京二进制软件有限公司

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